OGÓLNE WARUNKI UŻYTKOWANIA USŁUGI SAAS DLA ORGANIZATORÓW (B2B)
‍

Wersja: 3.17 Data ostatniej aktualizacji: 27.11.2025
‍

CZĘŚĆ I: WARUNKI HANDLOWE I LICENCYJNE

§1. DEFINICJE
‍

Użyte w niniejszych Ogólnych Warunkach Użytkowania pojęcia oznaczają:

  1. Dostawca (Licencjodawca): MEETING APPLICATION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Św. Antoniego 15, 50-073 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000433314, NIP: 8992738060, kapitał zakładowy: 47 200,00 zł.
  2. Klient (Licencjobiorca / Organizator): Podmiot prawny (np. spółka, jednostka samorządu terytorialnego, fundacja), na rzecz którego świadczona jest Usługa i którego dane zostały podane w formularzu zamówienia lub na fakturze.
  3. Reprezentant (Admin Konta): Osoba fizyczna (np. pracownik Klienta, Event Manager), która w imieniu Klienta dokonuje rejestracji w Systemie, akceptacji OWU oraz zarządzania Wydarzeniem.
  4. Umowa: Stosunek prawny łączący Dostawcę i Klienta, na który składają się niniejsze OWU oraz Zamówienie złożone w Systemie (lub na odrębnym formularzu).
  5. Cennik (Oferta w Panelu): Zbiór aktualnych stawek za Plany, Moduły oraz Usługi prezentowany Klientowi bezpośrednio w interfejsie Systemu (w Panelu Administratora). Za obowiązujący Cennik uznaje się ceny widoczne dla Klienta na ekranie podsumowania zamówienia w momencie jego akceptacji.
  6. System (Oprogramowanie): Platforma informatyczna Meeting Application dostępna w modelu SaaS, składająca się z Panelu Administratora oraz Aplikacji dla Uczestników dostępnej w formie aplikacji mobilnej w systemie Android oraz iOS.
  7. Wydarzenie: Wyodrębniona w Systemie przestrzeń wirtualna (event), stworzona i zarządzana przez Klienta (bezpośrednio lub za pośrednictwem jego Reprezentanta).
  8. Użytkownik (End User): Każda osoba fizyczna, która posiada zarejestrowane Konto w Systemie Meeting Application (niezależnie od roli).
  9. Plan: Wybrany przez Klienta zakres funkcjonalności i limitów (np. limit Uczestników), określający wysokość Opłaty Licencyjnej.
    ‍

§2. POSTANOWIENIA WSTĘPNE I REPREZENTACJA

  1. Charakter B2B: Klient oświadcza, że zawiera Umowę wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub statutową.
  2. Przedmiot: Dostawca udostępnia Klientowi System w modelu SaaS na zasadzie odpłatnej licencji czasowej, a Klient zobowiązuje się do uiszczenia opłaty.
  3. Oświadczenie o Umocowaniu: Osoba fizyczna (Reprezentant), która dokonuje akceptacji niniejszych OWU w imieniu Klienta, oświadcza i gwarantuje, że jest należycie umocowana do reprezentowania Klienta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań.
    ‍

§3. UDZIELENIE LICENCJI I PRAWA AUTORSKIE

  1. Zakres i Czas Trwania Licencji: Dostawca udziela Klientowi (Licencjobiorcy) niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Systemu w celu organizacji jednego, zdefiniowanego Wydarzenia.
    • Okres Ważności: Licencja jest udzielana na czas określony wynoszący 12 miesięcy od daty jej zakupu (złożenia zamówienia).
    • Wygasnięcie: Jeżeli Wydarzenie nie odbędzie się przed upływem 12 miesięcy, Licencja wygasa automatycznie. Przedłużenie dostępu do Systemu na kolejny okres lub zmiana daty Wydarzenia poza okres ważności wymaga wniesienia nowej Opłaty Licencyjnej (przedłużeniowej) zgodnie z aktualnymi stawkami w Panelu.
  2. Licencja Warunkowa: Udzielenie licencji ma charakter warunkowy. Pełne nabycie praw do korzystania z wyników działania Systemu (raporty, bazy danych) następuje z chwilą zapłaty Faktury Końcowej.
    • Sankcja: Brak zapłaty oznacza brak licencji, a dalsze korzystanie z danych stanowi naruszenie praw autorskich Dostawcy.
  3. Treści Klienta: Klient zachowuje prawa autorskie do swoich materiałów (agenda, logo) i udziela Dostawcy licencji wyłącznie w celu technicznego wyświetlania ich w Systemie.
  4. Dane Analityczne: Klient akceptuje, że Dostawca ma prawo zbierać i wykorzystywać zagregowane, zanonimizowane dane dotyczące korzystania z Systemu (tzw. Metadata) w celach analitycznych, rozwoju produktu oraz tworzenia statystyk rynkowych. Dane te nie stanowią informacji poufnych Klienta ani danych osobowych.
    ‍

§4. OKRES PRÓBNY (TRIAL)

  1. Zasady: Każde nowe Wydarzenie objęte jest 14-dniowym, bezpłatnym Okresem Próbnym.
  2. Limit: W trakcie Trialu limit Uczestników wynosi 5 osób. System technicznie uniemożliwi dodanie większej liczby Uczestników do momentu opłacenia Licencji.
  3. Koniec Trialu: Okres Próbny kończy się automatycznie w momencie wykupienia Licencji Komercyjnej (Planu Płatnego) lub po upływie 14 dni od momentu utworzenia Wydarzenia – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
  4. Odpowiedzialność: Usługa w Trialu świadczona jest w wersji testowej ("as-is") bez gwarancji SLA.
    ‍

§5. PŁATNOŚCI I ROZLICZENIE (MODEL MIESZANY)

  1. Płatności Natychmiastowe (Pre-paid):Wszelkie usługi, produkty, moduły oraz plany, które Klient wybiera i aktywuje samodzielnie w Panelu Administratora (dokonuje zamówienia poprzez interfejs Systemu), są płatne z góry (natychmiastowo) w momencie składania zamówienia.
    • Dotyczy to w szczególności: Opłaty za Plan (Licencję), Modułów Dodatkowych (np. Lead Scan) oraz Usług Wsparcia dostępnych w ofercie online.
    • Aktywacja usługi następuje po skutecznym dokonaniu płatności przez bramkę płatniczą.
  2. Usługi Niestandardowe (Custom):Usługi, których nie można zamówić bezpośrednio w Panelu (np. dedykowane prace programistyczne, wdrożenia White Label, wsparcie na miejscu), wyceniane są indywidualnie i rozliczane na podstawie odrębnej faktury lub doliczane do Rozliczenia Końcowego, zgodnie z ustaleniami Stron.
  3. Rozliczenie Końcowe (Mechanizm True-up):Ze względu na specyfikę modelu rozliczeń (Pay-per-event), po zakończeniu Wydarzenia (w terminie 24h) System przeprowadza audyt i generuje Raport Użycia, który uwzględnia wyłącznie zmienne składniki kosztowe nieopłacone wcześniej, tj.:

    a) Nadmiarowych Uczestników: Różnicę między limitem Uczestników w opłaconym Planie a faktyczną liczbą kont.
    b) Prowizje od Biletów: Sumę prowizji od biletów sprzedanych przez System.
    c) Usługi nieopłacone: Ewentualne koszty usług dodatkowych zleconych w trybie niestandardowym (zgodnie z pkt 2).
    ‍
  4. Faktura Rozliczeniowa (Final Invoice):Na podstawie Raportu Użycia, Dostawca wystawi Klientowi fakturę VAT obejmującą sumę zmiennych składników kosztowych. Faktura zostanie przesłana drogą elektroniczną na adres e-mail Klient§a. Strony ustalają termin płatności tej faktury na 7 dni od daty jej wystawienia.
  5. Opłata Serwisowa (Zwroty Biletów): W przypadku, gdy Klient zleci w Systemie zwrot środków za bilet (np. w wyniku uznania reklamacji Uczestnika lub odwołania Wydarzenia), Dostawca nalicza bezzwrotną opłatę operacyjną w wysokości 50 PLN netto (lub innej kwoty wskazanej w Panelu jako opłata manipulacyjna) za każdą obsłużoną transakcję zwrotu.
  6. Brak Reklamacji:Brak zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do Raportu Użycia w ciągu 48 godzin od momentu jego wygenerowania i udostępnienia w Panelu Administratora jest równoznaczny z akceptacją naliczonych opłat i uznaniem należności przez Klienta.
    ‍

IV. BLOKADA DOSTĘPU I WINDYKACJA

  1. Brak Płatności: W przypadku braku zapłaty w terminie (lub braku przejścia na plan płatny po Trialu), Dostawca ma prawo do:
    a) Ograniczenia dostępu do Panelu Administratora.
    b) Blokady eksportu danych i raportów.
    c) Zamrożenia danych.
  2. Trwałe Usunięcie: Po 30 dniach zwłoki (lub 30 dniach od wygaśnięcia nieopłaconego Trialu), Dostawca ma prawo trwale usunąć dane Wydarzenia.

V. WSPARCIE TECHNICZNE I SLA (Service Level Agreement)

  1. Zgłaszanie Błędów: Awarie Systemu mogą być zgłaszane całodobowo poprzez:
    ‍
    a) Czat w Panelu Administratora.
    b) Adres e-mail: support@meetingapplication.com.
  1. Kategorie Błędów i Czasy Reakcji:
    • A) Błąd Krytyczny: System nie działa wcale lub Aplikacji nie można zaktualizować (uniemożliwienie realizacji Wydarzenia).
      • Czas reakcji (weryfikacja): do 8h.
      • Czas naprawy: do 8h od weryfikacji.
    • B) Błąd Istotny: Jeden z komponentów nie działa poprawnie, ale możliwe jest korzystanie z pozostałych funkcji Systemu.
      • Czas reakcji (weryfikacja): do 24h.
      • Czas naprawy: do 48h od weryfikacji.
    • C) Błąd Zwykły (Usterka): Błąd kosmetyczny lub funkcjonalny, który nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji (np. błąd wyświetlania ikony).
      • Czas reakcji (weryfikacja): do 24h.
      • Czas naprawy: do 14 dni od weryfikacji.
  2. Zastrzeżenie (App Store / Google Play): Dostawca nie odpowiada za czas weryfikacji aktualizacji Aplikacji przez operatorów sklepów (Apple/Google). Jeśli naprawa błędu wymaga wydania nowej wersji Aplikacji, czas naprawy liczony jest do momentu przesłania poprawionej wersji do sklepu.

‍

VI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I ODSZKODOWANIA

  1. Limit Odpowiedzialności (Cap – Klauzula Fair Play):Odpowiedzialność odszkodowawcza Dostawcy jest ograniczona w zależności od rodzaju i skali awarii:
  2. a) Awaria Krytyczna (System Down): W przypadku całkowitej niedostępności Systemu uniemożliwiającej realizację kluczowych procesów (np. Check-in, Rejestracja) w trakcie trwania Wydarzenia, limit odpowiedzialności wynosi 100%  całkowitej Opłaty Licencyjnej netto zapłaconej za dane Wydarzenie. Warunkiem skorzystania z podwyższonego limitu jest pisemne udokumentowanie przez Klienta poniesienia rzeczywistej szkody w tej wysokości oraz przedstawienie dowodów jej wystąpienia.
  3. b) Awaria Częściowa (Moduł): W przypadku niedziałania lub błędnego działania konkretnego Modułu lub funkcjonalności (np. moduł Powiadomień PUSH, Ankiety), odpowiedzialność Dostawcy ograniczona jest do wysokości 100% opłaty uiszczonej za ten konkretny Moduł. Jeżeli Moduł był częścią pakietu (Planu), podstawą wyliczenia jest jego rynkowa wartość wg Cennika.
  4. c) Błędy Zwykłe (Brak Rekompensaty): W przypadku wystąpienia Błędów Zwykłych, które nie uniemożliwiają korzystania z głównych funkcji Systemu (np. błędy estetyczne, literówki, krótkotrwałe spowolnienia), odpowiedzialność finansowa (odszkodowawcza) Dostawcy jest wyłączona. Jedynym uprawnieniem Klienta w takim przypadku jest żądanie usunięcia błędu w ramach wsparcia technicznego, zgodnie z czasami naprawy określonymi w SLA.
  5. Wyłączenia: Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za:a) Utracone korzyści (lost profits) oraz szkody pośrednie (np. utrata wizerunku, roszczenia sponsorów).b) Błędy wynikające z nieprawidłowej konfiguracji Systemu przez Klienta.c) Treści zamieszczane w Systemie przez Uczestników (User Generated Content).d) Problemy z transmisją danych leżące po stronie dostawców Internetu.

§9. POUFNOŚĆ (NDA - MUTUAL)

  1. Definicja Informacji Poufnych: Dla celów niniejszej Umowy, pojęcie "Informacje Poufne" oznacza wszelkie informacje o charakterze ekonomicznym, finansowym, handlowym, prawnym, organizacyjnym, technologicznym i technicznym, a także cenniki, strategie, kod źródłowy, listy kontrahentów i klientów, dotyczące jednej ze Stron ("Strona Ujawniająca"), uzyskane przez drugą Stronę ("Strona Otrzymująca") w trakcie obowiązywania Umowy – niezależnie od formy przekazania.
    • Informacje Poufne to także te informacje, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić Stronę Ujawniającą na szkodę.
  2. Zobowiązanie do Poufności: Strona Otrzymująca zobowiązuje się, że:a) Wszelkie udostępnione jej Informacje Poufne będą chronione i zachowane w ścisłej tajemnicy.b) Informacje Poufne nie zostaną przekazane ani ujawnione żadnej osobie trzeciej bez pisemnej zgody Strony Ujawniającej, z wyjątkiem pracowników i doradców (np. prawników, księgowych), dla których wiedza ta jest niezbędna do realizacji Umowy i którzy są związani tajemnicą zawodową lub umowną.
  3. Czas Trwania: Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez cały okres trwania Umowy oraz przez okres 3 lat (trzech lat) po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
  4. Zwrot Danych: Po zakończeniu współpracy, Strona Otrzymująca zobowiązana jest na żądanie Strony Ujawniającej do trwałego usunięcia lub zwrotu wszelkich nośników zawierających Informacje Poufne.

CZĘŚĆ II: UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH (DPA)
‍

§10. POWIERZENIE I ROLE

  1. Administrator: Klient (Organizacja) jest Administratorem danych Uczestników w ramach Wydarzenia. Reprezentant Klienta działa w jego imieniu.
  2. Procesor: Dostawca przetwarza dane na zlecenie Klienta w celu realizacji usługi SaaS.
  3. Wyłączenie: Strony ustalają, że w zakresie danych konta globalnego Użytkownika (Login, Hasło) oraz jego prywatnych czatów, biletów,  kontaktów oraz danych wprowadzonych do profilu każda ze Stron jest niezależnym Administratorem. Klient nie ma praw do zarządzania kontem globalnym Użytkownika.
    ‍

§11. ZAKRES PRZETWARZANIA

  1. Dane: Imię, Nazwisko, Email, Stanowisko, Firma, oraz wszelkie inne dane zebrane w Wydarzeniu (w tym dane z wykorzystywanych Modułów Systemu).
  2. Cel: Organizacja i obsługa Wydarzenia.
    ‍

§12. OBOWIĄZKI PROCESORA

  1. Udokumentowane Polecenie: Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Strony ustalają, że niniejsza Umowa stanowi takie polecenie.
  2. Personel: Procesor dopuszcza do przetwarzania danych wyłącznie osoby, które zostały upoważnione, odpowiednio przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych oraz zobowiązały się do zachowania poufności.
  3. Bezpieczeństwo (Art. 32 RODO): Procesor oświadcza, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (w tym szyfrowanie transmisji SSL/TLS, backupy, kontrola dostępu), aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku.
  4. Pomoc: W miarę możliwości technicznych, Procesor pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (np. poprzez udostępnienie narzędzi do eksportu danych z Panelu).
  5. Naruszenia: Procesor informuje Administratora o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia.

‍

§13. PODPOWIERZENIE I AUDYT

  1. Subprocesorzy: Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (Subprocesorów), w szczególności dostawców infrastruktury IT (np. LH.pl, AWS, Google, Infakt). Aktualna lista Subprocesorów dostępna jest w Polityce Prywatności.
  2. Audyt: Klient ma prawo do kontroli (audytu) zgodności przetwarzania danych z niniejszą Umową. Audyt może być przeprowadzony po uprzednim zgłoszeniu terminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem i nie częściej niż raz na 12 miesięcy. Koszty audytu ponosi Administrator.

‍

§14. USUNIĘCIE DANYCH

  1. Zwrot i Usunięcie: Po zakończeniu świadczenia Usługi, Procesor usuwa lub zwraca Administratorowi wszelkie Dane Powierzone. Standardowy termin usunięcia danych eventowych wynosi 60 dni od zakończenia Licencji.
  2. Zachowanie Kont: Usunięcie Danych Powierzonych nie skutkuje usunięciem Kont Globalnych Użytkowników (zgodnie z §3).

‍

§15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Zmiany Regulaminu: Dostawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych OWU. O zmianach Klient zostanie poinformowany drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem. W przypadku braku zgody na nowe warunki, Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia (z zastrzeżeniem rozliczenia trwających Wydarzeń).
  2. Prawo Właściwe i Jurysdykcja: Prawem właściwym dla wszelkich stosunków prawnych wynikających z niniejszej Umowy jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej. Wszelkie spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Dostawcy.
  3. Hierarchia Dokumentów: W przypadku zawarcia przez Strony odrębnej umowy w formie pisemnej lub dokumentowej (np. Umowa Zamówienia / Order Form), postanowienia tej odrębnej umowy mają pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszych OWU w zakresie, w jakim są z nimi sprzeczne.

‍